Privacy beleid Watersportvereniging “de Boei”.

WSV de Boei verwerkt persoonsgegevens.
Wij willen je hier graag duidelijk en transparant over informeren.

W.S.V. de Boei
Stationsstraat 54
7391 EL Twello
KvK nummer: 82769974
Bankrelatie: NL12 RABO 0368388670

Correspondentieadres:
Stationsstraat 54
7391 EL Twello

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een papieren inschrijfformulier.
De gegevens van dit formulier worden geregistreerd in de administratie van
W.S.V. de Boei. Het papieren formulier wordt daarna bewaard in het archief.
Dit archief is alleen toegankelijk voor het bestuur van W.S.V. de Boei.

Na beëindiging van het lidmaatschap wordt het papieren inschrijfformulier nog maximaal 24 maanden bewaard en dan vernietigd. Deze 24 maanden geven het bestuur de mogelijkheid, om wanneer nodig voor bepaalde zaken, contact te kunnen opnemen met het betreffende oud-lid.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

W.S.V. de Boei hecht veel waarde aan een veilige omgeving, toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals bijv. een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid.
Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier die per meerdaags activiteit op papier dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers.

De ingeleverde gezondheidsformulieren worden zorgvuldig bewaard en niet gedigitaliseerd. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam zoals genoemd op het formulier.

Het formulier wordt binnen vier weken na afloop van de activiteit op verzoek aan de ouders/verzorgers teruggegeven anders wordt het vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige gevallen is het noodzakelijk dat de leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën en/ of medicijngebruik.

W.S.V. de Boei mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet verwerken, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam.
Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor activiteiten en kampen wordt gebruik gemaakt van een registratieformulier op papier.
De gegevens op een papieren registratieformulier worden bewaard tot maximaal 4 weken na de activiteit en daarna teruggegeven.

Financiële gegevens

Alleen de penningmeester en de secretaris van W.S.V. de Boei hebben inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

De leiding heeft beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders/verzorgers.

In geval van nood kan de leiding ouders/verzorgers van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de leiding en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van het seizoen vernietigd.

Beeldmateriaal

W.S.V. de Boei maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van promotie van WSV de Boei en als herinnering.

Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor:

  • Het maken van beeldmateriaal van het betreffende (jeugd) lid.
  • Het gebruiken van het gemaakte materiaal waarop het (jeugd) lid te zien is.

De door u gegeven toestemming is te allen tijde in te trekken middels een schriftelijk verzoek.

Gebruik digitale communicatie

W.S.V. de Boei maakt gebruik van digitale communicatiemogelijkheden zoals bijv. whatsApp, om informatie te delen met ouders /verzorgers en/of leden.
Ouders/verzorgers en/of leden worden doormiddel van een uitnodigingslink gevraagd om lid te worden van deze groep.

Ouders/verzorgers en/of leden worden gewezen op het feit dat andere gebruikers van deze groep elkaars contactgegevens kun zien.

Op verzoek kunnen ouders/verzorgers/leden ten allen tijde verwijderd worden uit de betreffende communicatiegroep of door zelf uit de groep te gaan.

Wanneer het lidmaatschap van een lid wordt beëindigd, worden betreffende ouders/verzorgers/leden verwijderd uit de betreffende communicatiegroep en uit de telefoon van leiding.

Datalekken

Een inbreuk in verband met persoonsgegevens, beter bekend als een datalek, is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens. Het is voor de kwalificatie als ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’ niet relevant dat er boos opzet in het spel is.

Indien er sprake is van (of een vermoeden van) een datalek dient dit per ommegaande te worden gemeld bij het bestuur.
Zij maakt hiervan een melding bij Autoriteit Persoonsgegevens conform de ‘procedure datalekken verwerkers’.

Na melding van een datalek heeft W.S.V. de Boei een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert WSV de Boei binnen 30 dagen op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de secretaris (info@wsvdeboei.nl) Conform het privacy beleid van WSV de Boei wordt dit verzoek in behandeling genomen.